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A palavra mais importante e menos usada pelo Gerente de Projetos

Olá pessoal,

      Visitei um site esses dias que mostrava alguns provérbios para o gerenciamento de projetos e um me chamou atenção e parte dele configura o título desse post.

     "A palavra mais importante e menos usada pelo Gerente de Projetos é o não"

      A negativa apesar de necessária em várias ocasiões é pouco usada no intuito de haver uma outra alternativa plausível para o atendimento de um parâmetro, seja ele uma tarefa, um prazo, um custo, recurso ou risco.

     Mas é tarefa do Gerente de Projetos trazer os Steakholders para a realidade e se for preciso e necessário dizer não. Não é possível assumir esse risco, ou melhor colocado, só assumiremos esse risco caso aumente o investimento no projeto e o prazo final.

     Saiba negar, mas também saiba ser flexível e nunca esqueça de apresentar alternativas reais para os envolvidos.

Comunicação em Projetos

No assunto anterior, onde relatei uma experiência longe da base, minha idéia era de criar na cabeça dos leitores o questionamento “como?” como é possível gerenciar um projeto fora da base com restrições orçamentárias que impede o contato in loco? Nesse caso utilizamos uma habilidade do Gerente de Projetos, a comunicação.

Vários autores e colegas da área utilizam a seguinte definição para o gerenciamento de projetos: “para gerenciar um projeto precisamos de 99% de comunicação e 1% de transpiração”. A conta não é exatamente essa, mas a idéia é válida, um Gerente de Projetos deve prezar pela comunicação e em um projeto fora da base a comunicação torna-se primordial a ferramenta mais importante para o sucesso do projeto.

Projetos fora da base

Certa vez fui convidado a gerenciar um grande projeto de uma construtora no Nordeste, um projeto capaz de colocar essa Construtora entre as 3 maiores de sua região. Um projeto de tecnologia audacioso onde todas as obras, galpões de armazenamento e a matriz estariam interligados, agilizando todo o processo pertinente as operações dessa empresa.

Então por ser um projeto de grande porte e longe da minha base, algumas atitudes deveriam ser tomadas e algumas posições negociadas.

Para esse caso em especifico, não caberia nos custos de projetos o deslocamento da equipe de projetos, apenas do Gerente de Projetos  em um intervalo de tempo predefinido e de um  membro da equipe da base para treinamento.

Portanto foi necessário criar uma equipe local para atuar nesse projeto.

Devido à distância e a diferença cultural, selecionamos alguns candidatos com um bom perfil técnico e boa comunicação capazes de interagir tanto com o Gerente de Projetos, quanto com o cliente.

A capacitação dessa equipe foi feito por um dos membros da equipe da base sob minha gerencia. Esse treinamento durou aproximadamente uma semana sendo possível interagir e alinhar o andamento de toda execução; sempre lembrando que a comunicação em qualquer projeto é essencial.